QUY TRÌNH XUÁT BẢN TẠP CHÍ Y DƯỢC HUẾ
Bước 1: Quy trình sơ duyệt
Quy trình sơ duyệt thực hiện các thủ tục kiểm tra về tình hợp lệ của bản thảobài báo trên tất cả các khía cạnh mà Tạp chí đã quy định
- Bước 1: Thư ký tòa soạn nhận bài viết từ tác giả thông qua cổng gửi bài báo của Tạp chí, thực hiện thường xuyên các ngày làm việc.
- Bước 2: Thư ký tiến hành rà soát các yêu cầu về nội dung và hình thức bài báo, phản hồi đến tác giả kết quả sơ duyệt.
+ Nếu bài báo đảm bảo các tiêu chí theo quy định của Tạp chí, bài báo sẽ được phân loại và lên danh sách phân biện, đồng thời gửi thông báo đến tác giả và hướng dẫn tác giả thực hiện các thủ tục tiếp theo
+ Nếu bài báo chưa đạt yêu cầu, thư ký gửi thông báo đến tác giả yêu cầu chỉnh sửa theo quy định Tạp chí.
Quy trình sơ duyệt bài báo kéo dài khoảng 01 tuần.
Bước 2. Quy trình phản biện
2.1. Phản biện
Tổng Thư ký biên tập nhận danh sách bài báo từ thư ký, sau đó lựa chọn phản biện phù hợp với nội dung bài gửi đăng, liên hệ mời 02 phản biện độc lập đối với một bài báo theo nguyên tắc phản biện kín.
Tổng Biên tập và Tổng thư ký chỉ định 02 chuyên gia phản biện đúng chuyên môn hoặc chuyên môn gần với bản thảo gửi bình duyệt. Chuyên gia phản biện bình duyệt bản thảo bài báo theo các tiêu chuẩn, thể lệ (bằng phiếu nhận xét phản biện) và thời gian quy định không quá 25 ngày. Kết quả phản biện của chuyên gia đưa ra ý kiến về chất lượng bài báo theo các phương án sau:
Bài viết được chấp nhận đăng và không cần phải sửa chữa, bổ sung
Bài viết được chấp nhận đăng với điều kiện phải sửa chữa, bổ sung theo yêu cầu của phản biện.
Bài viết các được sửa chửa, bổ sung và hoàn thiện lại, nộp lại cho Tạp chí để phản biện lần hai. Trong trường hợp này, Ban Thư ký gửi lại phản biện để xem xét lại việc đồng ý cho đăng sau khi chỉnh sửa, thời gian quy định không quá 15 ngày.
Bài viết không được chấp nhận đăng.
2.2. Xử lý kết quả phản biện
Bài viết được hai phản biện đồng ý: Ban trị sự thông báo đến tác giả qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến, yêu cầu tác giả hoàn thiện bài báo theo ý kiến phản biện theo biểu mẫu giải trình chỉnh sửa trong vòng 10 ngày và gửi lại bài báo đã hoàn thiện qua hệ thống phần mềm quản lý tạp chí trực tuyến. Sau khi nhận được bài báo đã hoàn thiện, Ban trị sự kiểm tra về hình thức giải trình chỉnh sửa trước khi báo cáo Tổng biên tập và Tổng thư ký để quyết định gửi phản biện tiếp hoặc chấp nhận đăng bài qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến.
Bài viết được một phản biện đồng ý, một phản biện không đồng ý: Ban trị sự báo cáo đến Tổng biên tập và Tổng thư ký để quyết định theo 02 phương án sau:
+ Gửi phản biện thứ ba: Tiếp tục đánh giá bản thảo và gửi thêm một chuyên gia theo thời gian ở mục 3.
+ Không chấp nhận đăng bài: Tổng biên tập và Tổng thư ký quyết định không chấp nhận đăng bài qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến, gửi các ý kiến của phản biện không đồng ý và đồng ý, và ý kiến của Ban biên tập Tạp chí về lý do không chấp nhận đăng bài. Trường hợp tác giả muốn nộp lại bài: Tác giả chỉnh sửa lại toàn bộ bài theo các góp ý, nhận xét của phản biện/Ban biên tập và có thể nộp lại bài mới theo quy trình ban đầu.
Bài viết không được chấp nhận đăng bởi hai phản biện: Tổng Biên tập và Tổng Thư ký biên tập quyết định không chấp nhận đăng bài qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến, gửi các ý kiến của phản biện không đồng ý và ý kiến của Ban biên tập Tạp chí về lý do không chấp nhận đăng bài.
2.3. Xử lý bài được chấp nhận đăng
+ Sau 10 ngày bài viết được chấp nhận đăng, nếu tác giả không gửi lại bài báo hoàn thiện theo góp ý của phản biện và Ban biên tập, bài báo sẽ bị từ chối đăng.
+ Nếu sau 10 ngày, Tạp chí nhận được bài báo hoàn thiện của tác giả thì Ban trị sự sẽ kiểm tra lại bài báo về định dạng, lỗi chính tả, tài liệu tham khảo...để liên hệ tác giả hoàn thiện bài báo 01 lần nữa trong vòng 07 ngày. Sau khi nhận được bài báo đã được hoàn thiện, Ban trị sự sẽ trình bài báo lên Tổng Biên tập và Tổng Thư ký biên tập để thẩm định bài để quyết định chấp nhận xuất bản.
Sau khi nhận được ý kiến từ Tổng Biên tập và Tổng Thư ký, Ban trị sự sẽ thông báo cho tác giả liên hệ biết về việc xuất bản trong tập nào, số mấy của năm xuất bản, và thời gian dự kiến sẽ xuất bản bài báo online.
Bước 3. Quy trình chế bản, xuất bản bản in điện tử
Quy trình chế bản thực hiện việc biên tập, hiệu đính bản thảo bài báo để tạo ra bản thảo cuối cùng phục vụ in ấn và đăng tải.
Bước 1: Ban Thư ký biên tập chuyên trách thực hiện công việc biên tập, hiệu đính, trình bày bài theo đúng quy định một bài báo khoa học đăng trên Tạp chí. Sau khi rà soát lỗi và hiệu đính, bản thảo sẽ được chuyển đến Tổng Thư ký biên tập phê duyệt in bài.
Bước 2: Tổng Biên tập phê duyệt đăng bài.
Bản thảo bài báo đạt yêu cầu, Tổng Biên tập duyệt đăng và chuyển bài báo đến Ban Thư ký - Trị sự.
Nếu bài báo không đạt yêu cầu, Tổng Biên tập yêu cầu biên tập, hiệu đính lại
Bước 3: Ban Trị sự Tạp chí gắn mã số định danh điện tử (DOI) cho bài báo, đính kèm tệp bản thảo, đưa bài báo vào số đang xuất bản. Bài báo sẽ xuất hiện trên website của Tạp chí và bắt đầu lưu hành. Bài báo đã gắn DOI và đăng tải trên website của Tạp chí có giá trị sử dụng như bài báo in chính thức. Quy trình xuất bản bài báo điện tử kết thúc.
